Діяльність профспілкового комітету пов’язана з доволі значною кількістю різного роду ділових паперів: планами роботи, протоколами засідань профспілкового комітету і профспілкових зборів чи конференцій, постановами, актами ревізій і перевірок, листами, довідками, заявами, фінансовими та багатьма іншими документами, що формуються безпосередньо у профкомі або ж надходять до нього.
Діловодство охоплює всі процеси життєвого циклу документа: від його створення до знищення або передавання на архівне зберігання. Допущена помилка може призвести до різних ускладнень подальшого використання документу.
Тому, знання ведення документообігу відповідно державним стандартам у сфері діловодства та архівної справи, зокрема: ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»; ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», істотно впливають на оперативність, економічність і надійність функціонування первинної організації Профспілки, оскільки будь-яке рішення ґрунтується саме на інформації та документі.
Враховуючи, що відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами покладається на голову первинної профспілкової організації, 24 березня 2025 року в режимі ZOOM відбувся семінар з питань організаційної роботи та діловодства в профспілкових організаціях.
Спікером семінару щодо правил і порядку у сучасному діловодстві виступила керівник департаменту профспілкового руху та зв’язків з громадськими організаціями Федерації профспілок України Лариса Ровчак.
Більш ніж 50 слухачів з різних областей країни мали змогу дізнатись, як правильно оформляти офіційні документи та протоколи засідань профспілкових виборних органів.
Лариса Ровчак зробила презентацію ведення документообігу та розповіла про сучасні нормативні документи, які регламентують ведення діловодства, звернула увагу на особливості оформлення наказів, номенклатури, та інших документів, що утворюються в процесі діяльності первинних організацій Профспілки.
У процесі робочої дискусії було обговорено ряд актуальних питань сьогодення, зокрема: порядок роботи з документами у діловодстві та їх підготовка до передавання на архівне зберігання; номенклатура справ та етапи її створення, проблемні питання щодо формування документів постійного зберігання тощо.
По завершенню заходу голова Профспілки Галина Гайдук повідомила про формування методичного посібника для первинних організацій Профспілки з питань організації діловодства, до якого увійдуть зразки документів первинної організації Профспілки.
